内定が出たら準備しよう!入社時の必要書類
2020.09.07掲載
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お役立ち情報

入社の際に必要な書類とは?
退職する際に渡される書類の多くは、新しい転職先に提出しなければいけません。特に、年金手帳や雇用保険被保険者証、源泉徴収票はほとんどの企業で提出を求められるため、紛失や処分しないように気を付けましょう。
また入社承諾書や給与振込先届出書など、記入事項がある書類も少なくありません。これらの書類は、なるべく受け取ってすぐに記入してください。

ほとんどの転職先で提出が必要な書類

ここでは、ほとんどの企業で提出を求められる書類を紹介します。提出書類を用意したらそのままバッグに入れるのではなく、クリアファイル等にまとめて管理し、失くしたり折り曲げたりすることがないようにしましょう。

国民年金または厚生年金手帳

年金手帳は年金加入手続きをするために必要となります。退職した企業から受け取った年金手帳は、そのまま転職先に提出しましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険加入手続きに必要となる雇用保険被保険者証は、会社から発行されています。退職時には必ず受け取り、新しい転職先に提出するようにしましょう。
万が一紛失してしまった場合はハローワークで再発行してもらえますが、時間がかかることもあるので、すぐに申請するようにしましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は確定申告や年末調整の際に必要な書類です。特に、退職した年内に新しい企業に転職する場合は必ず提出しましょう。退職した翌年に入社する場合は、提出を求められないこともあります。
多くの企業では、従業員が退職してから源泉徴収票を発行します。入社日に源泉徴収票を用意できない場合、新しい転職先には提出が遅くなる旨を伝えておきましょう。また退職した企業には、いつ源泉徴収票を受け取れるのかを確認しておくと安心です。

給与振込先届出書

給与振込先届出書は、転職先から支給される給与の振込先を伝える書類です。記入と捺印が必要になるので、忘れずに書いておきましょう。

健康保険被扶養者異動届(扶養家族がいる人のみ)

扶養家族がいる場合には健康保険被扶養者異動届を提出します。フォーマットを会社から指定されることもあれば、申告書を渡されることもあるので確認した上で記入しましょう。

扶養控除等申告書

扶養控除申告書は、扶養家族の有無に関わらず提出しなければならない書類です。社会保険や障がい者控除の加入手続きにおいて必要となります。転職先から法令用紙を受け取って記入しましょう。

必要書類の紛失や期日までに準備できないときの対処法

準備段階で必要書類を失くしてしまったり、期日までに書類を準備できなかったりと提出書類のトラブルを起こすことはありえます。
万が一紛失した場合、公的な書類は再発行できるものが多いので、紛失に気付いた時点で速やかに申請しましょう。転職先から渡された書類を失くしてしまった場合、正直に話し、新しいものを受け取るほうが賢明です。

また、手続きの関係で期日までに書類を準備できない場合は、提出先にその旨を話し、提出の目途を伝えましょう。
トラブルが起きても、スムーズかつ真摯に対応することであなたの誠意を伝えられます。